Este es uno de los grandes problemas en empresas. Realmente, me cansa recibir mails largos, desordenados, difíciles de comprender. Hay personas a las que he llegado a evitar por su forma de redactar correos. Siguiendo estos siete simples pasos, puedes dar un gran salto de calidad y comunicar mejor.
1. Regla del 1-3-5
Nunca te pases de:
Una idea por párrafo. Cuécete el cerebro, pero sólo una.
Tres párrafos por mail. Es decir, tres ideas por mail
Cinco líneas cada párrafo. Es el tope, tomando la visualización de Outlook de "Panel de Lectura" a la "derecha". Unos sesenta caracteres con espacios.
2. Precisión. Ve al punto
No te extiendas. El mail no es el lugar para hacerlo (y creo que ningún lugar lo es). Ve al grano. Que la idea de tu párrafo no se adorne ni pierda poder.
3. Piensa primero, escribe después
Nada más sano que plasmar primero una idea en mente o borrador. Después, sólo debemos anotar lo que ya sabemos. Es un grave error desarrollar la idea mientras se escribe y, mucho peor, enviar un mail de ese tipo.
4. No repitas palabras
Es cansador. Tienes que utilizar sinónimos. Por ejemplo, si ya has usado "tener que" y tienes que escribir: "hoy tiene que jugar al tenis", puedes reemplazarlo por "hoy juega al tenis", "hoy debe jugar al tenis", "hoy jugará al tenis". No tienes que repetir.
5. Saluda, sé amable
Cada vez más el mail es el único contacto que tendremos en vida con muchísimas personas. Por tanto, dale el lugar que merece. Un "hola Juan, cómo estás" o "estimado Juan" al principio, predispone bien al lector. "Saludos cordiales" o "Sigamos en contacto", suelen ser buenos detalles de cierre.
6. La magia de los tips
Sobre todo cuando tienes que:
- dar muchos detalles
- contar más de tres ideas en un mail
- mencionar las partes de un asunto
- nombrar a los participantes de un proyecto
El tip da la sensación de acortar la información e invita a pasar por cada uno de los puntos. Úsalo.
7. La regla de oro
La más importante para todo escritor. Revisa y recorta, revisa y recorta, revisa y recorta. Tres veces. Quita lo superfluo, quédate con las esencias. Quita lo repetido. Quita lo que pueda generar dudas. Quita lo que no te han pedido. Revisa y recorta. (Un secreto: a veces repetir palabras contribuye a la mnemotecnia)
