Automatiza y gana tiempo con Outlook

Este artículo es muy básico. Pero apuesto a que dos de cada tres lectores, no lo aplican. Muchas veces envías mensajes repetitivos, por ejemplo, la presentación de tu empresa, una cotización, un agradecimiento por preferir tus servicios. Si aun no tienes un CRM que te ayude, Outlook te ofrece la posibilidad de plantillas para que automatices estas tareas y ganes tiempo.

Paso 1. Abre un mensaje nuevo y escribe el cuerpo y el asunto como si fueras a enviarlo ahora, pero no anotes una dirección de correo del destinatario.

Paso 2. Elige la opción Guardar como\Plantilla de Outlook (*.oft).

De manera predeterminada, las plantillas se guardan en las siguientes carpetas:

Windows Vista c:\users\nombre de usuario\appdata\roaming\microsoft\plantillas
Windows XP c:\documents and settings\nombre de usuario\application data\microsoft\plantillas

Sugerencia: siempre realiza un backup de esa carpeta en otro disco. Automatízalo, hay muchos programas para eso.


Paso 3. Para enviar a partir de esa plantilla, entra a Herramientas\Formularios\Elegir formulario. En el cuadro de búsqueda: Buscar en\Plantillas del usuario en el sistema de archivos.

Paso 4. Elige tu plantilla. Ahí tienes listo tu mail. Ahora sólo agrega el destinatario,envía y repite este procedimiento cada vez que lo necesites.

No hay nada más importante para un proceso comercial que sistematizar sus operaciones. Todos sabemos el tiempo que nos lleva enviar un mali, por ejemplo, de presupuesto. Cuanto más automaticemos esta tarea, más energía tendremos para las operaciones que realmente exigen nuestra presencia activa, como la negociación.