El template o plantilla es un documento base que configuramos para poder usar y repetir en diferentes momentos de nuestros procesos. Como me interesan estos temas, hice un control estadístico de la incidencia temporal del uso de templates para la elaboración de presupuestos. Los resultados son más que interesantes.
Palito, el template de la canción popular argentina
El caso es el de una empresa de software que vende licencias de un "producto cerrado" (en soft esto es una mito), correspondiéndose una por puesto de trabajo (una licencia por computadora).
El informe es extenso, pero el resumen sería el siguiente:
1. Tiempo en relevamiento de cantidad y tipos de puestos. 15 minutos.
2. Contacto con el decisor para preguntas definitorias. 35 minutos.
3. Elaboración de presupuesto con info recolectada. 120 minutos.
4. Reelaboración de presupuestos (promedio). 45 minutos.
5. Negociación de variables no parametrizadas. 60 minutos.
El total son 275 minutos o algo más de 4 horas y media.
Cuando comenzamos a trabajar con el nuevo template, pensamos: ya que toda esta información la tiene el usuario, ¿por qué no lo guiamos para que resuelva él mismo estas cuestiones?. Claro, esto debe hacerse en forma cuidadosa, de otra manera podríamos perder al prospecto. Demoramos casi un mes en llegar al template definitivo. Necesitamos armar un complemento en Excel para apoyarlo.
Sin embargo, el nuevo tiempo de trabajo pasó a ser de... 30 minutos.
Así es, 30 minutos. ¿Por qué? Porque es el tiempo que se dedicaba a enviar los archivos y hablar con el cliente para explicarle el funcionamiento de los documentos, guiándolo en la obtención de los primeros cálculos.
El cliente, además, sentía la libertad de armar su propio producto quitando la sensación de que el vendedor quería imponerle más licencias que las necesarias.
Una vez concluida la acción, no quedaba duda alguna sobre el presupuesto y, a la empresa, le sobraron 4 horas por cotización y algunos minutos extras, que este servidor aprovechó para la preparación de un buen café, sin template y con dos de azúcar.
2 comentarios:
Me gusta el documento, pero mucho más haber escuchado a Palito en Youtube. ¿Cómo no fue más popular en España? Saludos!
Aprendí que eran importantes cuando tuve que armar mi empresa. Antes a mis jefes los volvía locos,nunca usaba los templates.
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